電話で使えるビジネス英語

はじめに

最近では海外と取引する会社も増え、メールだけでなく電話でのやり取りも当たり前になってきました。しかし電話は顔を見て話すことができず、またメールと違って考えている余裕がないためとても緊張しやすい手段であると言えます。ここではとっさの英語での電話でも対応できる、使えるビジネス英語をご紹介します。

自己紹介

日本語でビジネスの場面で電話を行う時には大抵「お世話になっております。私は」と始めることが多いでしょう。しかし英語ではこの「お世話になっております」という表現がないため、電話を掛けた時にはビジネスであっても「Hello」と初めてかまいません。

そして「My name is XX（名前） from OOO（会社名）」と自己紹介をしましょう。この時役職名まで伝える必要はありませんが、必ずしも相手が自分を知っているわけではないため、名前と一緒に会社名を伝えることが大切です。
海外にかける場合は「from OOO in Japan」と日本にあるOOO会社と伝えることもあります。

相手を呼び出す

会社の代表番号や部署にかける時には相手がすぐに出るとは限りません。そんな時には「Could you put me through XXX(XXXさんにつなげて頂けますか）」「May I speak toXXX（XXXさんとお話できますか？）」といった表現で相手を呼び出しましょう。逆に相手から受けた電話が自分宛のもので、「May I speak to XXX(自分の名前)？」と聞かれた場合は「This is XXX speaking（私がXXXです）」と答えましょう。

目的を伝える

電話を取った相手が違う人で本人につないでもらった場合は、ここでももう一度自己紹介しましょう。電話をつないだ相手が必ずしもあなたのことを伝えているとは限りません。そして最初に電話の目的を伝えます。特にビジネスの場では相手が電話に出たからと言って今すぐに話を始めていいかは、相手の状況が見えていないのでわかりません。

事前に約束していたわけではない場合は特に「I’m calling for XXX（XXXのために電話をしています）」と目的を最初に伝えます。目的を最初に伝えないと相手も何の件で電話が来ているのかわからず、必要な準備ができないままとなってしまいます。

合間の言葉

電話がかかってきたけれど該当の資料はどこに置いたかわからない、または相手の名前は何だったかな？ととっさのことでメモしきれていないなど、電話には電話だからこそおこりやすい問題がいくつかあります。例えば電話を取り次ぐからちょっと待ってほしい時、ちょっと資料を探すから少し保留していいか聞きたい時、電話で使える保留の意味の表現は「hold 」です。

「May I put you on hold?（保留していいですか？）」「I will transfer this line for you, hold the line please（転送しますので、そのままお待ちください」など、電話をhold（保留）するという表現でとてもよく使用されます。もちろん待っていただいた後には「Thank you for holding（お待たせしました）」と伝えましょう。

相手は確かに待っていたのですが、ここでは「Thank you for waiting」とは言いません。電話口で相手の名前が聞き取れなかった場合は「May I have your name again?(お名前をもう一度お聞かせ願いますか？」や相手が名乗っていない時は「May I have your name?(お名前をお願いします）」の他にも「You are Mr…?（あなたは…)」といった表現で相手の名前を訪ねましょう。

伝言を伝える

折角電話をしたのに相手がその場にいなかった時には、伝言を伝えてもらうこともあります。そんな時には「May I leave a message(伝言を残してもいいですか）？」という表現がいいでしょう。さらに丁寧に表現するには「If you don’t mind, may I leave a message(伝言を残してもよろしいでしょうか）」という表現もあります。

If you don’t mindはあなたが嫌でなければという意味でとても丁寧な表現として使用されます。大切なクライアントとのビジネスの場等で使できるでしょう。逆に受けた電話で担当者が不在の場合は「I’m sorry but she is not in the office right now(申し訳ありませんが、今彼女は不在です）」と伝えた後に「May I take any message?（伝言を承りましょうか？）」と伝えれば、伝言を承ることができます。

グループの場合

ビジネスの場合、電話会議として複数人数で電話をする場合があります。その時には顔が見えず相手が誰か声だけで判断することになりますので、通常のビジネス電話のシーンと少し異なります。まずは代表者が「We have XXX, OOO and ###（XXXとOOOさんと＃＃＃さんがいます）」と電話会議に出席している全員の名前を述べます。そして意見を言う人が、「This is XXX here（XXXですが）」と話をする前に毎回自分の名前を名乗りましょう。ビジネスの場面では電話会議もよく使用されますので、この方法は覚えておくと便利です。

締めの言葉

最後にはお互いに時間や電話のお礼を伝えましょう。電話を掛けた本人からは「Thank you for your time（時間をいただきましてありがとう）」と相手に時間を割いてもらったお礼を伝えます。また電話を受けた人は「Thank you for your calling（電話をありがとう）」と電話のお礼を伝えるのが一般的です。ここでも日本語の「それでは失礼いたします」の様な表現は英語にはありません。「I’ll talk to you soon(また近いうちに)」等で最後の締めの言葉やお礼を伝えたらビジネスの場でも「Bye」と言って電話を切ってしまっていいでしょう。

おわりに

いかがでしたか。電話でのビジネス英語のコツはお分かりいただけたでしょうか。
電話はメールと違い目で確認ができないために、一つ一つを確実にすることをお勧めします。
相手の名前が聞き取れなかったら再度伺う、また表情が見えないために丁寧な言葉遣いを心がける等も大切です。
ぜひ参考にしてみてください。