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簡単!メールで使えるビジネス英語

ビジネススキル 仕事術
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はじめに

最近では様々な職業で海外との取引が多くなっています。日常会話は英語で話せるけれど、ビジネス英語は苦手、もしくは初めてという方は多いのではないでしょうか。
ここでは、英語でビジネスメールを送る際のコツと注意事項をご紹介します。

件名を書

ビジネスメールのマナーとして件名はとても大切です。英語のビジネスメールを書く場合はこれから書く内容をわかりやすく伝える件名であることが大切だといえます。

例えば、商品についての問い合わせであるのであれば「Inquiry for your product XXX(XXXの商品についての問い合わせ)」といった件名や、会議などの日付の確認であれば「Confirmation for the meeting on 5th July(7月5日の会議の確認)」といった件名など、これから書く内容がこの件であるということが明確にわかるものにしましょう。
細かい時間や内容は本文に書くので件名に入れる必要はありません。

挨拶の違い

ビジネスメールと日常の会話やメールが日本語でも違う様に、英語でのビジネスメールのマナーと日本語でのビジネスメールのマナーも異なります。

まず挨拶から始めるのはどちらも同じですが、日本語のビジネスメールで多いのは「いつもお世話になっております」「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった挨拶が一般的でしょう。しかし英語のビジネスメールはこの様な決まった挨拶文は特にありません。最初の挨拶文として使用するならば「I hope this e-mail finds you well」=このメールがあなたが元気でいらっしゃることを見つける=お元気でいらっしゃいますかといった文章か、または簡単に「Hello」と初めてしまうことが多いのです。

いつもお世話になっておりますを英語にした「thank you for your continuous support」と紹介しているものもありますが、海外では一般的には使用しませんので、堅苦しく考ないことが大切です。

自己紹介から始める

次に大切なのは自己紹介です。まずこちらから初めてメールを差し上げる時には必ず自己紹介をしましょう。

英語の場合は「My name is XXX, a director from OOO」と名前、役職、会社名と日本語の場合とは逆になりますので注意が必要です。来たメールに返信するときには、相手は自分のことがわかっているので自己紹介は必要ありません。

しかし担当者が休みで自分が代理で返信するときには、メールの最初に同僚が休みなので自分が返信しますという意味の「I, XXX(名前)am writting this to you on behalf of OOO(同僚の名前)といった風に、on behalf of(~の代わりに)を使用して名前を名乗ります。

また、一度送ったメールに追加で何か言いたいときや、PWなどを分けて次のメールで送る時には「I’m XXX(名前) again(再度XXXからのメールです)」と続けた方が丁寧であるといえます。

目的を伝えよう

件名と同じく自己紹介をした後はこのメールを送っている理由を伝えましょう。< /br>日本語は文の作りが英語と反対であるといわれ、日本語では述語が一番最後に来る作りです。私は(主語)犬が(目的語)好きです(述語)といった順番です。

しかし英語はI(私は・主語)like(好きです・述語)a dog(犬が・目的語)の順番です。日本語であればなぜ犬が好きなのかを伝えるのに「~だから、犬が好きです。」と最初に理由を言うでしょう。

しかし英語では「I like a dog because」と最後に理由を伝えます。英語では常に目的や結末を先に伝えその後に説明を行います。ビジネスメールでもこれは同じです。「I’m writting this e-mail because(このメールは~のために書いています)」と最初にメールの目的を伝えましょう。

箇条書きを使おう

英語でビジネスメールを書くときにはわかりやすさがとても大切です。いくつものお願いをするときやいくつもの理由がある時、一列に羅列してはあまりわかりやすいとは言えません。

英語の場合は、「Reasons are as bellow(理由は以下の通りです)」の様に as bellow(以下の通りです)を効果的に使用し、その下に箇条書きで伝えたいことを書くことがお勧めです。< /br>読む人にとって横一列につらつらと書かれているよりもずっとわかりやすく、文全体も短くていいのでお互いにとってとても有効な方法であり、多く使われている手法です。

謝罪とお礼

締めに近づくにつれ、日本語と英語のビジネスメールの違いはここでも現れます。日本語ではお願いをした時などは特に「お手数をおかけしますが」「大変恐縮でございますが」とへりくだった言い方をします。相手の手数や苦労を考えて謝罪をするのが一般的です。

しかし英語では本当に悪いと思った時以外に謝罪するのはあまりスマートではありません。ですのでお願いをする時でも「Thank you」や「I appreciate(感謝します)」という言葉をよく使用します。

「Thank you in advance(事前に感謝します)」=よろしくお願いします、という意味になりますし、「I would apprecaite for your prompt responce(あなたの素早い返信に感謝するでしょう)=早い返信を待ってます」と感謝を前面に表わすのです。相手の苦労や手数に対して感謝します、という英語の表現方法は、ビジネスメールを書く際に覚えておきたいポイントです。

締めの言葉

締めの言葉は日本語では「よろしくお願いします」が一般的でしょう。英語では6の通りお礼の言葉の他に締めの言葉としても「Thank you」と使うことがよくあります。

または、初めてメールを書く人には「Best regards」、二回目以降の人には「Sincerely yours」など、どれも英語の文章の最後の締めの言葉として使用されます。日本語で手紙を書く際の「かしこ」のような意味合いで使用されているといえます。

おわりに

いかがでしたか。英語でのビジネスメールのコツと、日本語でのビジネスメールの違いはお分かりいただけましたでしょうか。
英語=日本語ではなく、それぞれにルールや書き方があるのが特徴だと言えます。ぜひ参考にしてみてください。

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