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これでノー残業!仕事を効率化するたった2つの基本

仕事術 時間管理術
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■はじめに

最近は企業も人件費削減のため、残業代もカットの方向に向かっています。IT化やグローバル化、アウトソージングの発展により、残業代を払って社員に仕事をしてもらうよりも安くすむ方法はたくさん出てきました。

効率がよく、生産性が高い人はどんどん求められ、効率が悪く、仕事が遅い人はどんどん不必要とされてしまいます。

では、どうすれば効率よく仕事をすることができるでしょうか?それにはまず、2つの基本を知る事です。

基本1 〜時間効率を意識する〜

効率をよくするための基本1つ目は「時間効率を意識すること」です。例えばプレゼン資料を作るとします。ある人は3日で作りあげたのに、ある人は5日もかかっているなんてことはよくありますよね。

5日もかけているのだから、後者のほうがよいプレゼン資料だと思うかもしれませんが、前者はあまった2日で上司からフィードバックを受けてより良い資料に仕上がっているかもしれません。

仕事をいかに早く仕上げるか、これを意識するのが、時間効率です。それには、いかにダラダラした時間をなくすかというものも含まれます。

基本2 〜無駄な仕事を増やさない〜

効率をよくするための基本2つ目は「無駄な仕事を増やさない」ことです。

まず仕事が増える場面として1番に考えられるのは、ミスやトラブルが発生し、これらの対応という仕事が増えてしまう時です。しかも、これらの対応は他の仕事よりも数倍気を遣うもので、時間もかかってしまいます。ミスやトラブルを最小限にすることで、余計な仕事が増えず、効率よく仕事を進めることができます。

もう1つ仕事が増える場面があります。それは準備を怠った時です。例えば取引先と打ち合わせをしていたとしましょう。あらかじめ向こうの質問を予想して、話す事を準備していれば、打ち合わせはスムーズに進み、出向く回数も少なくなります。しかし、準備が不十分だといくらでも相手とのやり取りは増えます。

つまり残業ばかりになってしまう効率が悪い人とは、「時間効率が悪く、無駄な仕事を増やしてしまう人」のことなのです。では、どうしたら、時間効率を上げ、無駄な仕事を増やさないようにできるでしょうか?

全体のタスク量を把握する

まず無駄な仕事を増やさず、効率的に仕事を進めていくためには、全体のタスク(仕事・作業)量を把握し、見通しを立てることです。そのために、全部のタスクを書き出してみましょう。

その際、タスクは出来るだけ細分化してください。例えば「情報収集」というタスクだとざっくりしすぎています。これは「ネット検索で情報収集」、「その情報が載った本を読む」、「外回りで情報収集」などに細分化できます。自分でも仕事内容をイメージしやすくするのです。

タスクを全部書き出すと、次のように分類することができるでしょう。
・集中が必要なタスク
・まとめて一緒に片付けられるタスク
・人との協力が必要なタスク
・単純作業タスク

これらを、締め切りから逆算し、スケジューリングしていきます。また仕事は急に入ってくるものです。スケジューリングの際は、必ず予備日を入れましょう。

頭よりもメモを頼る

効率が悪いひとは、メモ書きをあまりしません。聞いた習慣は忘れないだろうとメモをしないのですが、仕事に忙殺されているうちにすっかり忘れてしまいます。

効率がよい人、または頭がよい人は、良い意味で自分を信用していません。人間は忘れるものであり、ミスをするものだとわかっているのです。ですから、あらかじめそれを踏まえ、聞いたことや考えたことを忘れないよう、ささいな事でもしっかりメモを取ります。

メモを活用して、ミスやトラブルを事前に防ぎましょう。

1日の時間の使い方を工夫する

ダラダラした時間をなくすためには、1日の仕事の振り分け方が重要です。

まず、会社員の方でしたら、早めに出勤するようにしましょう。空いている時間帯に電車に乗れば、その間にメールチェックや、ニュースなどで情報収集をすることができます。手帳やスマホでスケジュールを確認しておくのもよいでしょう。車やバス通勤の方でしたら、道路が混雑している時間を避けるだけで、通勤時間自体を短縮することができます。

会社に到着したら、最初の15分は頭を使わない単純作業タスクをするようにしましょう。

午前中の頭が冴えているうちに、集中が必要なタスクを少しでも進めたいところです。しかし、この集中が必要なタスクは大概、取りかかるのが億劫なタスクでもあります。

そこで、最初の15分はともかく手だけを動かして、自分のエンジンを徐々にかけていきます。そうすると頭も仕事モードに入っていき、その勢いで集中が必要なタスクに取りかかることができます。

午前中のうちに億劫なタスクを終わらせておくと、午後は気が楽になり、どんどん他のタスクも進めることができます。

毎日を万全な状態で過ごす

時間効率を意識し、無駄な仕事を増やさないで、仕事の効率化をするためには、毎日の体調を万全にし、常に冴えた頭でいることが欠かせません。

食べ過ぎや、運動不足、睡眠不足は効率を悪くし、効率が悪く仕事時間が長くなると、さらに健康が悪化する…と悪循環に陥ります。些細なことですが、気をつけましょう。

おわりに

いかがでしたか?パソコンの使い方など個別の効率化の方法も様々ありますが、基本は「時間効率を意識することと、無駄な仕事を増やさないこと」です。

これを押さえておかないと、たまに「これが効率ツールなんだ!」と言って、それを使いたいが為に、わざわざしなくてもいい作業を増やしている人も見かけます。

そんなことがないように、基本を押さえた効率化で、ノー残業の素敵なワークライフを過ごしてください。

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